Projekt eDuploakte

Normfall-Manager-Enterprise_750.jpg

Normfall Manager 5.0 - Screenshot
Normfall Manager 5.0 - Screenshot

Projektziel

Das Projekt eDuplo stellt einen wichtigen Baustein in der Unterstützung der juristischen Entscheider bei ihrer sachlichen Arbeit dar. Insofern stand bislang in erster Linie die Informationsrecherche im Vordergrund. Mit der im Rahmen des Projekts zum Einsatz kommenden Software können die Anwender nunmehr den gesamten Rechts- bzw. Entscheidungsfindungsprozess unter Einbeziehung der Rechercheergebnisse einer übersichtlichen, beliebig konfigurierbaren Struktur zuführen, unabhängig vom jeweiligen Fachgebiet.

Ausgangspunkt war das Ziel, den hessischen Richtern, Staatsanwälten und Rechtspflegern ein geeignetes Arbeitsmittel im Rahmen der Sitzungsvorbereitung und bei der Abfassung von Entscheidungen in Form einer zusätzlich zur – prozessual weiterhin führenden – papiernen Originalakte erstellten elektronischen (PDF-)Akte nebst Strukturierungssoftware zur Verfügung zu stellen. Im Vordergrund steht somit die Unterstützung des Sachbearbeiters bei der strukturierten inhaltlichen Aufbereitung komplexer und damit einhergehend aktenmäßig häufig sehr umfangreicher Akten. Der Einsatzbereich kann stichwortartig wie folgt beschrieben werden:

  • Hilfsmittel für den Sachbearbeiter bei der Sitzungsvorbereitung
  • Arbeitsmittel bei der Abfassung von Entscheidungen
  • Sitzungsvertretung der Staatsanwaltschaft in der Hauptverhandlung: Es steht die vollständige Akte und nicht nur eine Handakte zur Verfügung
  • Sitzungseinsatz: Projektion mittels Beamer, z.B. für Vorhalte
  • Aktenversendung an Prozessbevollmächtigte / Verteidiger, zur Gewährung von Akteneinsicht, an Sachverständige etc.
  • Collaboration-Plattform (Kammern/Senate der Gerichte, Personalvertretungen)
  • Wissensmanagement (Verwaltung von Textvorlagen-, Textbaustein- und Entscheidungssammlungen)

Die positiven Rückmeldungen im Rahmen der Pilotierung haben ergeben, dass die zum Einsatz kommende Software auf Grund der in Zusammenarbeit mit der hessischen Justiz erfolgten Weiterentwicklung auch im Bereich durchschnittlicher Verfahren, insbesondere als Frontend einer künftigen reinen E-Akte sinnvoll erscheint.

Eingesetzte Software

Erworben wurde 2009 eine Landesjustizlizenz des Normfall Managers der Normfall GmbH, die auch zur Heimnutzung berechtigt. Die Normfall-Software besteht in erster Linie aus dem eigentlichen Strukturierungsprogramm, dem Normfall Manager 5.0. Dabei handelt es sich um ein multidimensionales Strukturierungsprogramm mit vielfältigen Einsatzmöglichkeiten, das unter der Ägide von Prof. Dr. Fritjof Haft zunächst vor allem für die Anwaltschaft entwickelt und im Rahmen einer strategischen Partnerschaft mit der hessischen Justiz gezielt im Hinblick auf die Anforderungen bei justizinternem Einsatz weiterentwickelt wurde.

Der Normfall Manager ist zunächst ein sog. Outliner, d.h. ein Strukturierungsprogramm zur hierarchischen Gliederung in einer vertikalen, explorerähnlichen Baumstruktur, mit dem Verweise auf einzelne Seiten bzw. Textstellen verwaltet werden können und das für Textauszüge aus Schriftsätzen sowie eigene Anmerkungen um einen Texteditor ergänzt wird. Speziell für die Bedürfnisse der Justiz wurde die Anwendung ferner um ein sog. Relationsmodul erweitert, um zusätzlich eine horizontale Gegenüberstellung von Textauszügen aus Schriftsätzen und recherchierten Entscheidungen sowie eigener Entscheidungsentwürfe in Spaltenform zu ermöglichen, z.B. entsprechend der zivilprozessualen Relationstechnik, aber auch zur Gegenüberstellung sonstiger im Rahmen der Sach- oder Rechtslage streitiger Themenkomplexe aus allen Fachbereichen.

Da sich das PDF-Format als Standarddateiformat insbesondere für eingescannte Dokumente durchgesetzt hat, wurde im Rahmen der o.g. Partnerschaft als Ergänzung des Managers ein spezieller Normfall PDF-Viewer entwickelt. Dieser ermöglicht ein besonders ergonomisches Arbeiten mit PDF-Akten, insbesondere ein komfortables dateiübergreifendes Blättern und eine schnelle Erstellung von Querverweisen auf einzelne Textstellen – sog. Anbindungen – gerade auch bei umfangreichen Akten.

Struktur (Manager) und Dokument (PDF-Viewer, Word etc.) werden dabei idealerweise auf zwei Monitoren bzw. Monitor und Notebook parallel angezeigt.

Ein weiterer Vorteil der Normfall-Software gegenüber herkömmlichen Anwendungen besteht darin, dass sämtliche Metadaten, insbesondere also Lesezeichen (Anbindungen) und Anmerkungen des Sachbearbeiters, nicht in der angebundenen (PDF-)Datei selbst abgespeichert werden – mit der Folge, dass diese für Akteneinsichtszwecke nicht mehr geeignet wäre – sondern vom Normfall Manager separat verwaltet werden.

Ferner können alle bekannten Dateitypen angebunden werden, insbesondere Office-Dokumente und E-Mails, weswegen auch im Verwaltungsbereich pilotiert wurde.

Die erworbene Enterprise-Version ermöglicht darüber hinaus bei mehreren Sachbearbeitern (z.B. Kammern, Senate, Personalvertretungen etc.) die individuelle Anlage eigener Strukturen und bietet dennoch die Möglichkeit einer einfachen Zusammenführung.

Umfang der Integration

Schnittstelle des Normfall-Managers zu anderen Anwendungen ist einerseits die Dateiebene; jede Datei, für die die entsprechende Anwendung installiert ist, kann im Manager angebunden werden, insbesondere Microsoft Office-Dokumente, aber auch alle sonstigen Dateien, neben textbasierten also z.B. auch Ton-, Bild- und Videodateien.

Speziell für die Office-Produkte von Microsoft und den Internet-Explorer – inklusive Juris – existieren Plug-ins, mit denen Verweise auf einzelne Textstellen sowie Textauszüge direkt aus der jeweiligen Anwendung heraus erstellt werden können.

Über MS Word besteht wiederum eine Verbindung zur Fachanwendung EUREKA.

Mittels der CMIS-Schnittstelle (Content Management Interoperability Services) ist ein Zugriff auf E-Akten möglich, die in Dokumentenmanagement- (DMS) oder Archivsystemen geführt werden.

Normfall PDF Viewer - Screenshot
Normfall PDF Viewer - Screenshot