Elektronische Gefangenenpersonalakte

Mit der flächendeckenden Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DOMEA von OpenText) im hessischen Justizvollzug wurde die Infrastruktur geschaffen, die wesentlichen Elemente eines solchen Systems einer verfahrensübergreifenden Nutzung zuzuführen und in ein Fachverfahren (BASIS-Web, Buchhaltungs- und Abrechnungssystem im Strafvollzug) zu integrieren. Die Landesjustizverwaltung Hessen hat deshalb die „elektronische Gefangenenpersonalakte“ entwickelt.

Als wesentliche Anforderungen an die „elektronische Gefangenenpersonalakte“ wurden folgende Kriterien definiert:

  • Zukunftssichere Schnittstellenlösungen durch Anbindung der Verfahren über das XJustiz-Datensatzformat
  • Eine parallele Bearbeitung wird grundsätzlich allen Zugriffsberechtigten ermöglicht
  • Zeitersparnis durch direkten Zugriff auf alle relevanten Informationen
  • Verfügbarkeit der Akten „rund um die Uhr“
  • Erleichterte Bearbeitung durch anwenderfreundliche Masken- und Prozessgestaltung
  • Aktueller und immer vollständiger Aktenbestand bleibt gewährleistet (keine unsortierten Vorgänge in den Ablagekörben der Geschäftsstellen)

Mit jeder Aufnahme der Gefangenendaten in dem Fachverfahren BASIS-Web wird in dem Dokumentenmanagementsystem eine elektronische Akte generiert, welche in ihrem logischen Aufbau den Vorgaben über die Gefangenenaktenführung der Vollzugsgeschäftstellenordnung (Heftnadel I-III) entspricht.

Festgelegte Merkblätter werden automatisch in der entsprechenden Unterordnung angelegt. Die grundlegenden Personaldaten werden nur in dem erforderlichen Umfang und jeweils in der aktuellsten Fassung dynamisch in der „elektronischen Gefangenenpersonalakte“ dargestellt, aber nicht gespeichert.

Aus dem Fachverfahren werden aktenrelevante Dokumente bei Datenänderung automatisch in der elektronischen Akte versionisiert abgelegt. Dies gewährleistet eine Rekapitulation des Aktenstandes zu jedemn gewünschten Zeitpunkt. Rechtlich relevante Dokumente können digital signiert ausgetauscht werden. Somit wird jede Manipulation oder Verfälschung an den Originaldaten für den Empfänger sofort erkennbar.

Der Versand der Akte ist nach Klärung der rechtlichen Voraussetzungen auch zu anderen Stellen innerhalb der Justiz vorgesehen. Im Ergebnis führt dies zu einer starken Vereinfachung und Beschleunigung der Arbeitsprozesse und Verwaltungsabläufe innerhalb des Justizvollzuges.